MyPeopleDoc à vocation à révolutionner la gestion de documents RH grâce a son modèle cloud ultra sécurisé. Le service des ressources humaines est un dénominateur commun à toutes entreprises quel que soit son secteur ou sa taille. La gestion des documents afférents à ce service est souvent chronophage mais surtout cela requiert un traitement rigoureux qui doit obéir à des consignes réglementaires.

Depuis quelques années, de nombreuses sociétés ont entamé des transformations digitales sur un ou plusieurs pans de leur activité. La numérisation des documents RH est donc devenue un atout majeur pour pérenniser son activité. Cependant il est essentiel de choisir un service cloud de confiance qui garantit le respect des règles en vigueur.

Qu’est-ce que My People Doc ?

My PeopleDoc est un prestataire de services dont l’objectif est de simplifier la gestion et optimiser les ressources humaines (RH). Il s’agit d’une plateforme cloud équipée de nombreux services permettant à une société d’échanger et de partager des documents liés aux ressources humaines en toute confidentialité, sécurité et respect des règles administratives et légales.

My PeopleDoc est une solution innovante, facile d’utilisation, efficace et écologique. La gestion des ressources humaines ne se limitent pas aux fiches de paie, My People Doc prend en charge l’ensemble des missions incluses dans les RH. Cette technologie permet de gérer les échanges entre employés, les contrats de travail, les avenants d’évolution, les mutations et l’ensemble des documents relatifs aux ressources humaines. De plus, My PeopleDoc offre des services de signatures électroniques, d’enregistrement et de conservation des données en toute sécurité.

My PeopleDoc utilise les services de la Caisse des Dépôts Arkhineo, filiale du groupe Caisse des Dépôts pour le stockage des documents.

De nombreuses sociétés de renom tels que Bouygues Telecom, Total,  Canal +, Ubisoft, Groupe M6, Starbucks France et bien plus encore…ont déjà fait confiance à My PeopleDoc pour la digitalisation de leurs millions de documents RH.

La digitalisation des documents RH avec MyPeopleDoc

Le processus de dématérialisation des documents papier originaux implique également la dématérialisation des processus de travail. Le concept d’intelligence économique prend ainsi tout son sens : les salariés gagnent en réactivité et en productivité.

Gain d’espace grâce à l’archivage numérique

La numérisation des documents offre un avantage logistique important. Les dizaines, voire les centaines de mètres carrés nécessaires pour stocker les documents papier liés aux ressources humaines disparaissent.

Le stockage et la gestion électroniques du format numérique des documents informatiques sur des serveurs sécurisés permettent de gagner de l’espace.

Les entreprises qui devaient auparavant louer un espace de stockage pour conserver leurs documents au format papier économisent désormais beaucoup d’argent.

Accessibilité des données

L’un des principaux avantages de la dématérialisation sur le lieu de travail est la possibilité de partager instantanément des fichiers à travers le monde grâce à Internet. Les documents liés aux ressources humaines tels que les contrats ou fiches de paie sont disponibles en ligne en quelques instants. Avec la démocratisation du télétravail, My People Doc assure le confort du personnel et la réactivité de l’entreprise est accrue.

Suivi informatisé et sécurisé des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique des documents est telle qu’il augmente la rapidité et la fluidité des échanges et donc la satisfaction des employés. Toutes les informations sont accessibles rapidement : c’est l’un des nombreux avantages de la gestion des documents numériques.

My People Doc propose un système d’authentification unique, ou Single Sign-On (SSO), et des outils à la pointe de la technologie  pour accélérer et faciliter sa connexion avec les services de gestion des ressources humaines.

Le logiciel offre la possibilité de stocker et de classer les documents selon différentes catégories et paramètres de classification. La transmission des informations devient fluide et intuitive.

La dématérialisation assure la traçabilité des documents : l’historique permet de savoir qui a effectué l’action A à un moment T donné.

Des archives numériques à valeur juridique

La dématérialisation des documents liés aux ressources humaines facilite le traitement toutefois, certains outils professionnels proposés par MyPeopleDoc.com sont nécessaires pour rester conforme à la législation, les normes de confidentialité et les exigences du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) dont les services RH doivent se plier depuis le 28/05/2018.

Les serveurs cloud de My People Doc sont certifiés ISO 27001 et bénéficient de la protection du standard de cryptage symétrique AES-256 (AES (Advanced Encryption Standard).

My PeopleDoc étant très au fait et vigilant sur la déontologie et la réglementation en matière de numérisation des données RH, à développé plusieurs outils dont HR Compliance Assist pour que les intervenants RH soient toujours informés de leurs obligations légales.

Une approche écologique

D’un point de vue écologique, la dématérialisation dans l’entreprise peut être perçue comme un engagement citoyen et durable. La gestion des documents par des moyens informatiques vous permet de réduire efficacement votre empreinte écologique, en consommant moins de ressources et en économisant des tonnes de papier.

Réduire le nombre d’impressions de documents et la consommation de cartouches d’encre signifie prendre des mesures pour protéger l’environnement.

Un investissement rentable à moyen terme

Certaines sociétés sont encore réfractaires à la dématérialisation des documents liés aux ressources humaines. Ces freins sont souvent de simples barrières psychologiques qui peuvent être facilement résolues. Quant aux réticences liées à la sécurité, MyPeopleDoc y répond concrètement avec des solutions professionnelles mises en place au travers de partenariats et de garanties de protection solides.

Le seul argument défavorable pourrait être l’investissement financier. Le passage de la gestion des documents papier à la gestion des documents électroniques implique des coûts techniques, de maintenance et d’hébergement. Cependant avec tous les arguments favorables exposés dans cet article, il est évident que l’investissement sera vite amorti et ce à moyen voire court terme selon la taille de l’entreprise. De plus cette solution cloud favorise la satisfaction des employés car elle fluidifie les échanges mais elle est aussi un gage de sécurité pour l’entreprise qui se prémunit de nombreux risques liés au stockage et à la réglementation.

My People Doc forme également les équipes afin d’optimiser l’utilisation de la plateforme et analyser les indicateurs de performance de la gestion des ressources humaines.